Istnieje mnóstwo sal konferencyjnych do podnajęcia. Organizatorzy nie powinni skupiać uwagi wyłącznie na lokalizacji. Także istotne są składniki dodatkowe powiązane z charakterem zebrania szkoleniowego, edukacyjnego jak też biznesowego. Oglądając sale konferencyjne w początkowej fazie patrzy się na jej ulokowanie. To główny składnik logistyczny.

Należy wyszukiwać powierzchni, które umożliwiają dotarcie do niego wszystkim uczestnikom i zwiększą renomę i wygodę zebrania. Trzeba sprawdzić jakimi środkami transportu będą przybywać goście i pod tym względem wybierać sale konferencyjne. Sala w mieście o rozbudowanej sieci komunikacji, z portem lotniczym, stacją PKP jak również PKS-em w niedalekiej odległości będzie najbardziej uniwersalnym rozwiązaniem. Ogólnopolska, jak również międzynarodowa narada pierwszorzędnie sprawdzi się w punktach centralnie zlokalizowanych w Polsce. Warszawa albo Poznań są doskonałymi lokalizacjami.

W dodatku podniosą renomę spotkania samym otoczeniem. Planując wyjazdy integracyjne, kilkudniowe dobrze jest patrzeć również na hotel. Winien być położony w pobliżu dworców autobusowych oraz PKP a także posiadać odpowiednio duży parking dla przyjezdnych gości. Hotel (hotel mrągowo) swoim prestiżem musi oddawać charakter spotkania. Znaczącym czynnikiem branym pod uwagę przy dobieraniu sali konferencyjnej jest miejsce i układ. Oczywiście wszystko to jest zależne od ilości uczestników. Planując zebrania dla 30-60 osób superkomfortowe warunki dostarcza sala o powierzchni 60-75 m2. Spotkania dla 200 osób trzeba przygotowywać w miejscach mających 150-200 m2. Tutaj interesujące dane: Rzeszów.

Układ krzeseł oraz stołów ma spore znaczenia dla toku zebrania i nie warto uzależniać rozkładu planu sali od maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Ważnym składnikiem wartym przeanalizowania jest zaplecze techniczne. Sala konferencyjna powinna zapewniać dostęp do multimediów. Spotkania formalne nie winny odbywać się bez dostępu do internetu, projektora multimedialnego czy również nagłośnienia. Oprócz tego sala winna być wyposażona w klimatyzację i dobrą akustykę. Każdy najwyższej klasy hotel oprócz tych podstawowych elementów zapewnia dostęp do telewizorów LCD, wskaźników laserowych też innych przyrządów.