Jest mnóstwo powierzchni konferencyjnych do wynajęcia. Organizatorzy nie winni skupiać się tylko na lokalizacji. Także ważne są detale dodatkowe powiązane z formą zgromadzenia szkoleniowego, edukacyjnego jak również biznesowego. Przeglądając sale konferencyjne w początkowej fazie należy patrzeć na jej ulokowanie. To znaczący element logistyczny.